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Un certain nombre de participants à ce rassemblement des évêques d’Asie étaient déjà arrivés dans la journée du 9 décembre à l’aéroport de Tân Son Nhat. La plupart d’entre eux, après un court séjour au centre pastoral de Saigon, ont rejoint l’archevêché de Xuân Lôc. Seul un petit groupe a continué sa route vers Hanoi. En effet, le cardinal Oswald Gracias, secrétaire général de la Fédération, le cardinal Caudencio B. Rosacio, prélat désigné par le pape pour le représenter pendant l’assemblée, Mgr Leopoldo Girelli, représentant non résidant du Saint-Siège pour le Vietnam et le cardinal Jean-Baptiste Pham Minh Mân, archevêque de Saigon, se sont rendus dans la capitale où, en compagnie de l’archevêque de Hanoi, Mgr Pierre Nguyên Van Nhon, ils ont rendu une visite de courtoisie aux autorités gouvernementales, avant de rejoindre le lieu de la réunion.